【情報漏洩の危機？】ChatGPTを使うなら「今すぐ」確認・設定すべきポイント

「ChatGPTを使ってメールの文面を考えさせている」

「日タイ翻訳の精度が高いから、社内文書の翻訳に使っている」

タイの日本人コミュニティでも、業務での生成AI（ChatGPT等）活用が当たり前になってきました。

便利だと感じる一方で、もし御社が「初期設定のまま」で使っているとしたら、それは「会社の機密情報を、公共の場で大声で喋っている」のと同じくらい危険な状態かもしれません。

今回は「これだけはやっておくべき」ChatGPTの必須設定をご紹介します。

これはセキュリティ（守り）と業務効率（攻め）の両面で活用いただけるお話です。

1. その入力データ、AIに「学習」されていませんか？

まず、最も恐ろしい「情報漏洩」のリスクについてです。

ChatGPTはユーザーが入力した会話データを、次のモデルを賢くするための「学習データ」として利用することがあります。

つまり、もしあなたが「来月の新製品Aの価格設定について、以下の会議議事録を要約して」とChatGPTに入力した場合、その新製品Aの情報がAIに取り込まれ、巡り巡って競合他社の誰かがChatGPTを使った際の「回答」として出力されてしまうリスクがあるのです。

「うちは大企業じゃないから関係ない」そう思われるかもしれませんが、顧客リスト、従業員の給与データ、取引先との契約内容など、社外に出てはいけない情報は山ほどあるはずです。

【解決策：学習機能をOFFにする】

これは設定一つで防げます。

設定画面にある「モデルの改善のためにデータを使用する（トレーニング）」といった項目をOFF（無効）にするだけです。

これを行うだけで、あなたの入力したデータはAIの学習に使われなくなります。

「知らなかった」で済まされる前に、まずは社内のメンバー全員にこの設定を確認させてください。

これは企業のセキュリティにおける「戸締まり」と同じです。

次に、「攻め」の設定です。

ChatGPTを使っていて、こんなストレスを感じたことはありませんか？

・「もっと丁寧な日本語で書いて」と毎回修正している

・「タイの商習慣に合わせて」と毎回指示している

・回答が一般的すぎて、自社の状況に合っていない

実は、ChatGPTには「あなたの前提条件」をあらかじめ記憶させておく機能があります。

これを設定していないのは、毎回初対面の秘書に「はじめまして、私はタイにある日系製造業のGMで、部下はタイ人が50名いて…」と自己紹介から始めているようなものです。

これも30秒の設定で時間効率を上げることができます。

【解決策：デフォルト設定を入れる】

設定画面に以下のような情報を一度だけ保存しておきましょう。

・私は誰か：タイの日系商社の日本人マネージャー。部下はタイ人。

・どう回答してほしいか：常に「簡潔なビジネス日本語」と「タイ人スタッフにも伝わる平易なタイ語訳」のセットで回答すること。

たったこれだけを設定しておけば、以降は「〇〇についてメールして」と一言打つだけで、あなたの立場や背景を汲み取った、完璧な回答が返ってくるようになります。

「指示出し」の手間を半分以下にする、まさに「優秀な専属秘書」を作るための設定です。

AIの適切な設定は「業務効率化のインフラ」です。

しかし、多くの企業様から「社員が勝手に無料版を使っていて管理できていない」「どこまで業務で使っていいのかルールがない」といったご相談をいただきます。

便利な道具も使い方を間違えれば会社に損害を与えるリスクになります。

逆に、正しく設定しルールを設ければ、業務負担を劇的に減らす最強の武器になります。

弊社eeevoはウェブ制作だけでなく、日系企業のIT・デジタル活用を支援する「総合ヘルプデスク」としての機能も持っています。

「ChatGPTの安全な使い方を社内でレクチャーしてほしい」「ウェブサイトだけでなく、社内のITツール全般の相談に乗ってほしい」

そのようなお悩みがあればぜひ一度ご相談ください。

ウェブサイトで「外への発信（採用・集客）」を強化し、AI活用で「中の業務（効率化）」を固める。

攻めと守りの両輪で、御社のタイ事業をサポートいたしますのでお気軽にご連絡ください。